Oggi pensiamo in grande e ti spieghiamo come è possibile organizzare un evento di successo e rendere felici pubblico e clienti. Prima che salti dalla sedia e pensi che sia un’impresa impossibile, sappi che serve un unico ingrediente fondamentale: la giusta capacità organizzativa. È lei il motore che porta avanti qualsiasi evento e lo rende vincente.
Da che cosa dipende il successo di un evento?
Un evento non va organizzato per se stessi, deve attirare un pubblico, coinvolgere e soddisfare un’esigenza. Può essere promosso da una proloco o da un altro ente istituzionale, può essere un evento culturale e tematico (ne esistono tanti letterari e sportivi), può coinvolgere le festività o riguardare la promozione del territorio.
Ogni tipologia di evento ha un suo target di riferimento, che può essere più o meno esteso. È a lui che ci si deve rivolgere, è per il pubblico che è pensato e su cui deve fare colpo. Non può essere, quindi, improvvisato né si può pensare a un intrattenimento superficiale. Ogni dettaglio deve essere studiato per i protagonisti coinvolti.
Immaginiamo, per esempio, un’iniziativa di raccolta fondi o l’inaugurazione di una nuova attività imprenditoriale. I partecipanti potrebbero mai essere gli stessi per entrambi gli eventi? Potrebbe capitare che è sempre una minoranza di pubblico. Ecco perché un evento di successo si basa su uno studio strategico e di pre-analisi che il bravo organizzatore di eventi deve compiere prima di mettersi all’opera. Il suo compito è quello di settare il target, pensare per lui e a lui, studiare che cosa potrebbe piacergli e perché.
Gli elementi strategici per organizzare un evento di successo
Grazie alla definizione del suo pubblico, l’organizzatore di eventi avrà il primo elemento utile per svolgere un lavoro impeccabile. Nello studio del target di riferimento non dovrà trascurare nessun fattore. Più definisce in maniera dettagliata il pubblico e maggiori saranno le possibilità di successo.
Subito dopo dovrà definire quali obiettivi vuole raggiungere con il suo lavoro. Che cosa lo spinge a pianificare una raccolta fondi? E che cosa vuole ottenere con un’inaugurazione tematica per un nuovo locale? Ritorno di immagine? Fidelizzazione dei clienti? La definizione degli obiettivi e del target aiuteranno a lavorare bene senza commettere errori.
Terza cosa importante da stabilire è il budget che si vuole impiegare nell’evento, un elemento importante per capire che tipo di investimento economico fare.
Niente successo senza creatività …
Dopo aver completato la fase strategica bisogna dare spazio alla fantasia. Stimolare la fantasia sarà un gioco da ragazzi se si avranno competenze solide dopo una formazione ben strutturata. La creatività dell’organizzatore di eventi, infatti, non è solo innata, ma nasce da studi ed esperienza sul campo.
Bene. Abbiamo il target per il nostro evento. Abbiamo definito obiettivi e stabilito il nostro budget d’investimento. Abbiamo anche dato libertà alle idee. Siamo pronti per dare inizio alle danze, per scegliere la location adatta e l’intrattenimento più consono al contesto.
Come vedi, organizzare un evento di successo non è poi così difficile. Servono competenze tecniche ed esperienza, ma niente è impossibile, soprattutto studiare un piano vincente!
